Utiliser un ERP pour accroître la productivité

Un récent sondage, effectué par Panorama Consulting Group, fait ressortir des données intéressantes sur les raisons invoquées par les entreprises pour implanter un ERP.

Les données du sondage révèlent différentes raisons principales mais également répond à la question : Quel est le bénéfice réel, pour l'organisation, de rendre le travail de l'employé plus simple ?   Le mot clé est "Productivité" !  Un employé qui est moins submergé par des processus inefficaces, qui peut communiquer facilement sans barrières départementales et qui peut accéder à des données fiables quant à leur validité est un employé productif. 

Les raisons principales évoquées par les entreprises pour justifier l'implantation d'un ERP:

• Pour mieux servir les clients (37%)
• Pour mieux intégrer différents systèmes à travers des locations multiples (31%)
• Pour remplacer un vieux système inadéquat ou désuet (10%)
• Pour simplifier le travail des employés (9%)
• Pour obtenir de meilleurs rapports / pour être conforme aux normes (6%)
• Parceque d'autres compagnies ont des ERP (4%)
• Pour améliorer le fond de roulement (3%)

Infrastructure : La virtualisation des serveurs, une option intéressante pour les PME

Qu’est-ce qu’est la virtualisation ?
  
La virtualisation est une technologie permettant de faire cohabiter, sur un seul ordinateur « physiques », plusieurs serveurs« virtuels » fonctionnants chacun de façon indépendante avec son propre système d’exploitation. Par exemple, un même ordinateur hébergera un serveur Windows 2003 et un serveur Windows 2008. Les deux serveurs apparaîtront aux usagers comme étant 2 environnements différents, avec chacun ses propres applications, ses propres espaces disques, etc… alors que, physiquement, ils seront situés dans le même ordinateur. Plusieurs technologies permettent la virtualisation, la plus connue étant VMware.

Pourquoi virtualiser ?

De façon générale, la virtualisation offre aux PME une réduction de coûts et assure une meilleure continuité des opérations.

- Réduction des coûts

En diminuant le nombre de serveurs physiques et en simplifiant l’infrastructure, vous diminuerez les frais relatifs à l’acquisition d’équipement et à leur maintenance. De plus, vous économiserez sur l’utilisation des ressources techniques nécessaires à leur administration.

- Meilleure disponibilité
   
En séparant l’aspect physique (ordinateur) de l’aspect virtuel (serveur), la virtualisation offre une plus grande flexibilité et assure une meilleure continuité d’activité. Ainsi, par exemple, remettre en opération un serveur complet suite à une interruption non programmée est une opération beaucoup plus rapide ne nécessitant pas de reconfigurer le serveur au complet. Également, un serveur virtuel peut être déplacé d’une machine à l’autre sans interruption de service.

  
- Sécurité accrue

En plus des serveurs, la virtualisation peut également être appliquée aux postes de travail de l’entreprise. Dans ce cas, les postes de travails, rendus virtuels, seront tous déployés, gérés et surveillés sur une machine unique. Les utilisateurs pourront y accéder de n’importe quel poste de travail et les administrateurs de systèmes pourront les gérer à partir d’un environnement centralisé, simplifiant ainsi la maintenance et la sécurité.

Les nouveautés de la version 9 de SAP Business One

Avec la nouvelle version 9.0 de SAP Business One, SAP continue sur sa lancée en suivant la feuilles de route dévoilée en 2011.

Cette version, disponible pour tous, au 2ième quart 2013, comprend de nombreuses améliorations et nouvelles fonctionnalités. 

Bien que revampé, la nouvelle interface visuelle reste dans la lignée: Simple d'usage et agréable à utiliser.

Voici, en vrac, les nouvelles fonctionnalités qui rendent SAP Business One encore meilleur:

• Gestion des locations d'entrepôt flexible
• Décompte d'inventaire
• Unités de mesure multiples par produit
• Requêtes d'achat
• Amélioration des listes de prix et escomptes
• Cancellation de paiements et de dépôts
• Cancellation de documents marketing
• Détermination de comptes de Grand-Livre plus flexible
• Gestion des Immobilisations plus complète
• Gestion des 'Drop ship'
• Meilleure gestion des coûts après livraison ('landed costs'
• Coûts unitaires sur les retours et notes de crédit
• Réconciliation en devise
• Assistant pour paiements et correction de factures
• Gestion des taxes différées sur les  entrées de Journal
• Meilleur reporting financier
• Meilleure recherche de comptes de Grand-livre
• Réconciliation manuelle des paiements d'avance
• Intégration complète de Crystal report 2011 et de Crystal report Server 2011

De plus, la version 9 offre plusieurs nouveautés au niveau infrastructure (ex.: 64 bits natifs) et des possibilités d'expensions (amélioration de l'API par exemple). 

La version 9.0 de SAP Business One sera donc une mise à jour très intéressante pour les utilisateurs actuels en plus de rendre ce ERP encore plus attrayant pour les entreprises en général.

Des stratégies pour un éventuel ralentissement de l'économie

Face à la crise économique créée par le Coronavirus, j'ai pensé à publier ici un texte que j'avais écrit lors de la dernière récession.  Désolé, il est en anglais, mais je crois qu'il contient quelques points qui peuvent servir à passer à travers cette tempête.

_______________________________________________________________________________

“If things go wrong, don't go with them.”
(Roger Babson)

I have been providing IT consulting and services for more than 25 years. By implementing software in various firms, I gained a privileged insight in the way managers address the challenges their companies might face.

Throughout those years, I met different kinds of leaders: a few of them were outstanding, providing their organization with a clear vision and a path to success. Most of them were running their businesses correctly but without extraordinary achievements. A minority of them, unqualified for the positions they held, were blessed that the market was good enough to cover for their inadequacy. Everybody can run a good business when the economy is booming. The economy slowdown we are experiencing in a lot of market will act like natural selection for the enterprises. Only the strong, the agile and the innovative will survive. To drive his business through these difficult times, an entrepreneur must act with intelligence, boldness, imagination and rigor.

A lot of markets are in danger right now. Some companies are already in the middle of the storm while others see it coming in their direction. Through sofware implementations, I worked closely with various business owners. This gave me the chance to collect several ideas and approaches which I will summarize below.


TPR (Think Plan Realize)

“Know the enemy and know yourself; in a hundred battles you will never perish.”
(Sun Tzu)

Don’t panic. Don’t react too fast. In these hard times, you need to get it right with a minimum of attempts. Assess the situation and analyze the facts. Make sure that you have all the numbers up to date: cash positions, sales trends, credit situation, etc.

You need a clear understanding of your positions and possibilities. Take time to brainstorm. Try to step out from the current daily operations to dedicate your time to this. Involve your employees, your vendors, your clients, etc. Make sure you understand the underlying causes, not just the effects. Accumulate information about the competition, study their actions, and anticipate their direction.
Once you get a clear understanding of your current situation, you need to build new plans and start achieving them now!


It is NOT business as usual!

“In spite of your fear, do what you have to do.”
(Chin-Ning Chu)

Crises are motors of transformation. They force everybody to change the way they work. Eventually, your own clients will think and act differently. The same will apply to your competition. So, don’t try to do more of the same soup. Think outside the box. Don’t rely too much on previous success. Take into consideration that what has worked before will not necessarily work the same way in the future.

Look at what other markets, completely outside of your sphere of business, are doing. It may give you fresh ideas that are not currently applied in your own market.
Be a market leader and let the others follow you!


Sharpen your pencil

“We never know the worth of water until the well is dry.”
(Thomas Fuller)

Are your finances still in good shape? Excellent! Don’t wait. React immediately before the problems arise.

Refocus on your balance sheet.

Reassess the credit you are extending to your customers. Keep a closer eye on your accounts receivable. Pay particular attention to the largest accounts. Watch for new patterns of slow payments and react immediately. Increase contacts with your clients. Learn about their business. Try to determine whether credit or economic slowdown will affect their ability to pay you. Your target is to forecast problems before they occur.

Get prepared now for eventual declines of revenue. Reevaluate any expenses and look for opportunities to reduce them. Rationalize your costs by questioning each element. Every penny spent must have a reason and should drive productivity. Reexamine your current pricing and rates. Get collaboration from your vendors. They are also fighting to survive and will likely be willing to renegotiate their rates in order to keep your business. Avoid engaging the company in fixed costs as much as possible. Favor operational costs that can be adjusted depending on current needs. Minimize the need for credit by reducing any non-critical expenses. If you have inventories, review your management practices to minimize your on-hand stock.


Optimize your operations

“When we are no longer able to change a situation, we are challenged to change ourselves.”
(Victor Frankl)

There is no better time to review your business processes. This time, don’t just enhance existing processes. Instead, revisit the underlying reasons why you are doing each activity. Try stepping out of your comfort zone. Your company must become agile and lean.

Take better advantage of technology. If you already have any kind of software in place, make sure you use it to its full potential. From experience, I can affirm that only a few companies use all of the tools and functions within their software. If you don’t have a program which covers most of your operations, get one if there are any available for your particular market. Software projects are costly and require a lot of resources. Don’t try to reinvent the wheel. You need fast results. Use a standard package even if it does not cover 100% of your needs.


Focus on your company strengths

Reexamine your market position. What are your strengths? Which market segments are most profitable? Which ones have the highest profit growth potential? How will they be affected by the economic slowdown? Once you have answered these questions, concentrate on these markets. Get rid of the lowest profit margin markets.

Talk to your clients. They will tell you what your strengths are. Take the opportunity to learn, enhance your services and products from their complaints.

Outsource all non-core functions. This gives you time to concentrate on your core business and excel at it. Do not spend time and resources on any activity that does not reflect your business in the market.


Look for new markets

Look at unsaturated markets that you have not examined before. Strike up alliances for new markets where possible in order to consolidate and pool resources. Well chosen partners will reduce new market penetration time, enable you to pool resources and minimize costs.

Find new services and products you can sell to your existing client base. This is where you should have the fastest benefits.


Sell!

During the crisis you will most likely loose clients. You need an aggressive marketing and sales strategy to get new business, in order to replace these losses.

Sales activities must be industrialized. You can no longer rely exclusively on the good (or bad) performance of individuals. Organize your sales team. You need to be able to measure and manage the sales activities. There are plenty of inexpensive software available to help you achieve this.

Take advantage of technology. Internet is one of your best salesmen. Get a new web page. Don’t try to create it yourself. Pay a good web designer to build something that looks professional and will position your site in various search engines. Additionally, use tools such as Google ‘AdWords’ to bring prospects in. It is inexpensive and you may be surprised by the results.

It has been said: Don’t wait for clients to come in. Go out and get them! Go back to basics: take the phone, do the numbers, hit the street. Don’t rely too much on emails and mail campaigns. These are usually for lazy salesmen.


In the end
“We survive on adversity and perish in ease and comfort.”
(Titus Livius)

Treat the crisis as an opportunity to reinvent your business. When the market will rebound, your company will then be stronger, leaner and better.



Eric Crespin
crespin,eric@gmail.com


About the author: Eric Crespin has been involved in the software industry for more than 25 years. Through implementation of business software and as a consultant, he has worked closely with many company owners and managers in various industries. Eric is now actively focusing on helping companies being proactive with the use of IT solutions, so they can become more competitive in their respective market.

La virtualisation des serveurs, une option d'infrastructure intéressante pour votre ERP

Qu’est-ce qu’est la virtualisation ?
La virtualisation est une technologie permettant de faire cohabiter, sur un seul ordinateur « physiques », plusieurs serveurs« virtuels » fonctionnants chacun de façon indépendante avec son propre système d’exploitation. Par exemple, un même ordinateur hébergera un serveur Windows 2003 et un serveur Windows 2008. Les deux serveurs apparaîtront aux usagers comme étant 2 environnements différents, avec chacun ses propres applications, ses propres espaces disques, etc… alors que, physiquement, ils seront situés dans le même ordinateur. Plusieurs technologies permettent la virtualisation, la plus connue étant VMware.
Pourquoi virtualiser ?
De façon générale, la virtualisation offre aux PME une réduction de coûts et assure une meilleure continuité des opérations.

- Réduction des coûts

En diminuant le nombre de serveurs physiques et en simplifiant l’infrastructure, vous diminuerez les frais relatifs à l’acquisition d’équipement et à leur maintenance. De plus, vous économiserez sur l’utilisation des ressources techniques nécessaires à leur administration.

- Meilleure disponibilité

En séparant l’aspect physique (ordinateur) de l’aspect virtuel (serveur), la virtualisation offre une plus grande flexibilité et assure une meilleure continuité d’activité. Ainsi, par exemple, remettre en opération un serveur complet suite à une interruption non programmée est une opération beaucoup plus rapide ne nécessitant pas de reconfigurer le serveur au complet. Également, un serveur virtuel peut être déplacé d’une machine à l’autre sans interruption de service.
- Sécurité accrue
En plus des serveurs, la virtualisation peut également être appliquée aux postes de travail de l’entreprise. Dans ce cas, les postes de travails, rendus virtuels, seront tous déployés, gérés et surveillés sur une machine unique. Les utilisateurs pourront y accéder de n’importe quel poste de travail et les administrateurs de systèmes pourront les gérer à partir d’un environnement centralisé, simplifiant ainsi la maintenance et la sécurité.

Solution pour les distributeurs d'équipements médicaux, de drogues et de fournitures médicales

La distribution dans le domaine de la santé comporte des défis additionnels.  En effet, en plus des contraintes usuelles de la distribution , l'entreprise doit également se conformer aux normes de Santé Canada. Les responsabilités face à l'agence sont grandes (contrôle des conditions d'entreposage et de transport, vérification des numéros de licences, tracabilité, etc...).  

Il importe donc que le ERP en place dans l'entreprise intègre les outils nécessaire pour se conformer aux normes de l'agence avec un minimum de surcharge de travail.

SAP Business One est une solution intéressante pour ce genre d'entreprise: Le logiciel est très efficace pour gérer l'ensemble des activitiés d'une entreprise de distribution en plus de s'adapter facilement aux spécificités de ce domaine.

 

 

Forte de 35 années d'expérience dans le domaine des logiciels de gestion d'entreprise, SAP a développé l'application SAP Business One pour aider les PME à répondre aux besoins spécifiques à leur secteur d'activité. Il s'agit d'un système simple et abordable qui permet d'obtenir rapidement les bénéfices attendus d'un ERP.

Contrairement aux autres solutions destinées aux petites entreprises, SAP Business One est une application unique qui gère toute une entreprise, sans nécessiter d’installations supplémentaires ou d’intégration complexe de modules tiers.

- Gestion financière
- Gestion des ventes
- Gestion des achats
- Gestion des stocks
- Gestion du service
- Fabrication
- Gestion de la relation client (CRM) intégré 
- Outils d'analyse (BI)
- Etc...

Parfait pour les entreprises de distribution:

- Gestion des inventaires
- Gestion des prix très flexible
- Prise de commande efficace
- Gestion efficace des commandes en souffrance

- Gestion des retours
- Accès immédiat aux historiques
- Gestion des coûts de transport et dédouannement
- Multi-devises
- Fonctions puissantes pour automatiser les approvisionnements en fonction de vos commandes clients et fournisseurs, des prévisions de vente et des quantités minimales en stock

Des outils intégrés pour se conformer facilement aux besoins de Santé Canada:

- Suivi et tracabilité des lots
- Suivi et tracabilité des numéros de série
- Gestion des numéros de licence d'établissement et des numéros d'identification d'entreprise
- Gestion des classes de risque
- Numéros DIN, NPN, etc...
- Dates d'expiration
- Gestion des conditions d'entreposages (Écarts de températures, humidité, lumière, etc...)

Augmenter la rentabilité de son entreprise par une gestion de projet intégrée

Les défis de la gestion de projet

Tant pour les PME que pour les grandes entreprises, lorsqu’on s’adresse à la gestion de projet, il est nécessaire d’arriver au meilleur équilibre entre les besoins en ressources matérielles et humaines et la capacité de livraison des projets.  En effet, une situation de surcapacité, par le coût de la main d’œuvre et des équipements inutilisés, peut être aussi dommageable qu’une situation de sous-capacité, où la qualité des résultats peut être affectée et où un rythme de travail anormal est coûteux en temps supplémentaire et épuisant pour le personnel.

La compétitivité des entreprises passe donc par une planification des projets efficace qui tendra à équilibrer les besoins des projets avec les capacités de l’organisation. 

Qu’implique une planification de projet ?

Planifier un projet implique d’abord d’avoir en main l’ensemble des informations ayant une incidence sur son accomplissement :

     
La définition des livrables ordonnancés dans le temps

• Les ressources matérielles et humaines nécessaires selon les phases du projet
• L’inventaire des ressources matérielles et humaines disponibles, et ordonnancées dans le temps
• Les incidences entre les phases du projet
• Les coûts et les revenus impliqués et positionnés dans le temps.

Plus les données seront précises et disponibles en temps réel, plus la planification sera efficace et correspondra à la réalité.

Ensuite, peu importe la méthode utilisée, l’art de la planification consistera à optimiser l’ordonnancement des tâches en vue de leur réalisation future.

Il s’agira après de valider de façon constante les avancements afin d’ajuster notre planification en conséquence.

En quoi un logiciel de gestion de projet peut-il vous aider à planifier ?

La masse d’information impliquée, surtout dans un contexte multi-projets, peut être assez importante à traiter.  Les logiciels de gestion de projet vous aideront à mieux visualiser l’ensemble des informations, à  mesurer les impacts sur les dates de livraisons et sur l’inventaire des ressources disponibles.

De plus, ils vous permettront de tester différents scénarios afin d’établir la planification optimale permettant le meilleur équilibre entre les capacités de l’entreprise et les livraisons.

Également, une fonction importante des logiciels de gestion de projet est de faciliter le partage des informations entre les différents intervenants, permettant ainsi une meilleure synchronisation des acteurs.

De quoi parle-t-on pour un logiciel de gestion de projet intégré ?

Un logiciel de gestion de projet sera intégré s’il s’arrime entièrement au logiciel d’entreprise (ERP) utilisé.  Dans ce cas, les données relatives aux inventaires, à la facturation, au personnel, aux vacances et congés, etc…seront accessibles directement.   Par exemple, lorsque des matériaux sont requis dans le projet, le logiciel pourra générer une commande d’achat ou une réquisition d’inventaire selon les besoins et les règles établies.

Quelles seront les fonctionnalités attendues des logiciels de gestion de projet ?

•           Planification et suivi des activités
•           Contrôle des coûts
•           Partage des informations

Revoir l’ensemble des logiciels informatiques à partir de la gestion de projet

Pour les entreprises où la gestion de projet est centrale à leurs opérations, la sélection d’un ERP (Logiciel d’entreprise) doit impérativement tenir compte de cet élément.  En effet, une intégration complète des activités comptables et opérationnelles implique de nombreux points d’ancrage autour des projets, lesquels sont le point central, tant au niveau des coûts que des revenus. 

Grâce à un ERP intégrant la gestion de projet au cœur même du système, l’entreprise peut désormais mieux fonctionner en mode ‘project centric’.

Une solution de gestion de projet basée sur SAP Business One

Plusieurs solutions existent tant en licences propriétaires qu’en ‘Open source’ : Basecamp, Collabtive, Huddle, Microsoft Project, Genious Inside, Project-Open, etc…  Chacune avec des spécificités et un degré d’intégration variable.   Je voudrais ici vous présenter une solution basée sur SAP Business One et Maringo, qui, à mon sens, est une belle solution intégrée, mariant les avantages intrinsèques du ERP SAP Business One et les fonctionnalités poussées du logiciel Maringo.

Pour une PME, sélectionner un nouveau logiciel d’entreprise (ERP) est déjà un défi considérable.   Le logiciel Business One de SAP se présente déjà comme une solution flexible, abordable et efficace pour les entreprises.  Grâce à l’intégration transparente de Maringo, la solution devient un outil puissant répondant parfaitement aux besoins des entreprises ‘project centric’.

L’idée sous-jacente à cette solution est d’obtenir un environnement complet et centralisé qui satisfera tous les besoins de l’entreprise sous un logiciel unique.

Les composantes :

SAP  Business One

Il s’agit d’une application s’adressant spécifiquement aux PME.  SAP Business One est une solution multi usages qui intègre l’ensemble des opérations de l’entreprise, incluant les finances, les ventes, les relations client (CRM), les stsock et la production.  SAP Business One permet une implantation rapide et offre une interface conviviale pour un rendement optimal et une fonctionnalité étendue.  Des possibilités de configuration exceptionnelles permettent d’adapter le logiciel aux besoins spécifiques de l’entreprise.  Nul besoin de décrire l’entreprise SAP, qui est un leader incontesté au niveau des logiciels d’entreprise.  Avec des milliers d’entreprises utilisant leurs logiciels à travers le monde, SAP connait les processus d’affaire et ça parait dans leur solution SAP Business One!

 

Maringo

Maringo ProjectManager est un logiciel compagnon s’intégrant de façon transparente à SAP Business One.  Ce module offre de nombreuses fonctionnalités permettant la gestion efficace des projets.  Son intégration fluide à SAP Business One permet de gérer les projets en synchronisation avec les données du ERP.  Maringo est un partenaire certifié majeur de SAP spécialisé dans la gestion de projet.

La solution répond particulièrement bien aux entreprises de 10 à 300 employés, gérant des projets (incluant matériel et heures) dans les domaines suivants :

•           Ingénierie
•           Services professionnels
•           Éditeurs de logiciel
•           Concepteurs de site web
•           Construction
•           Architecture
•           Contracteurs dans le domaine solaire, dans les éoliennes, etc…

Si vous êtes un administrateur d’une compagnie de ce genre, vous désirez probablement obtenir un meilleur contrôle de vos coûts ?  Vous voudriez peut-être simplifier et optimiser votre processus d’approvisionnement sur les projets ?  Vous aimeriez également avoir un accès mobile à vos données ?  Permettre à vos employés d’enregistrer facilement leurs temps et leurs dépenses relatifs aux projets ?  Vous aimeriez être en mesure de partager l’information facilement avec les intervenants du projet ?

Si tel est le cas, cette solution pourrait vous intéresser.

 

Fonctionnalités

Le logiciel SAP Business One offre de multiples fonctions de gestion touchant l’ensemble de l’entreprise.  Nous nous concentrerons ici plutôt sur les fonctions relatives à la gestion de projet.

 

• Intégration de l'ensemble de vos fonctions de gestion dans un logiciel unique.
• Intégration avec MS-Outlook
• Tableaux de bord et rapports pour un suivi efficace.
• Gestion des contrats, des projets, des budgets et des phases
• Création de cotations
• Intégration bidirectionnelle avec MS-Project
• Analyse en temps réel des projets avec alertes multiples
• Assignation visuelle et interactive des ressources
• Saisie des feuilles de temps et des dépenses via le système, via le web et via téléphones mobiles
• Approbation à plusieurs niveaux des feuilles de temps et des dépenses
• Automatisation du réapprovisionnement selon les matériaux nécessaires aux projets
• Automatisation de la facturation des projets selon les différents contrats impliqués.
• Accès en temps réel aux rapports et analyses pour une meilleure prise de décision.
• Meilleure gestion de la relation client et fournisseur via le CRM intégré.
• Intégration d’un système de service après-vente avec gestion de tickets
• Intégration comptable et financière complète.
• Archivage de données variées intégré aux projets
• Accès à toutes vos données d’entreprise sur mobile.
• Application multi-langue où chaque utilisateur peut travailler dans sa langue préférée

 

 

Il s’agit d’une solution complète permettant de gérer efficacement l’ensemble des activités relatives au projet.

Intégration

L’intégration de cette solution, comme pour tout ERP, nécessitera du temps et des ressources qu’il ne faut pas sous-estimer.   Les meilleures pratiques SAP utilisées pour l’intégration de SAP Business One permettent de réduire les coûts, la durée et le risque du projet.  Toutefois, il sera important de faire appel à un intégrateur qui connaît cette solution et qui pourra vous épauler efficacement.