Solution pour les distributeurs d'équipements médicaux, de drogues et de fournitures médicales

La distribution dans le domaine de la santé comporte des défis additionnels.  En effet, en plus des contraintes usuelles de la distribution , l'entreprise doit également se conformer aux normes de Santé Canada. Les responsabilités face à l'agence sont grandes (contrôle des conditions d'entreposage et de transport, vérification des numéros de licences, tracabilité, etc...).  

Il importe donc que le ERP en place dans l'entreprise intègre les outils nécessaire pour se conformer aux normes de l'agence avec un minimum de surcharge de travail.

SAP Business One est une solution intéressante pour ce genre d'entreprise: Le logiciel est très efficace pour gérer l'ensemble des activitiés d'une entreprise de distribution en plus de s'adapter facilement aux spécificités de ce domaine.

 

 

Forte de 35 années d'expérience dans le domaine des logiciels de gestion d'entreprise, SAP a développé l'application SAP Business One pour aider les PME à répondre aux besoins spécifiques à leur secteur d'activité. Il s'agit d'un système simple et abordable qui permet d'obtenir rapidement les bénéfices attendus d'un ERP.

Contrairement aux autres solutions destinées aux petites entreprises, SAP Business One est une application unique qui gère toute une entreprise, sans nécessiter d’installations supplémentaires ou d’intégration complexe de modules tiers.

- Gestion financière
- Gestion des ventes
- Gestion des achats
- Gestion des stocks
- Gestion du service
- Fabrication
- Gestion de la relation client (CRM) intégré 
- Outils d'analyse (BI)
- Etc...

Parfait pour les entreprises de distribution:

- Gestion des inventaires
- Gestion des prix très flexible
- Prise de commande efficace
- Gestion efficace des commandes en souffrance

- Gestion des retours
- Accès immédiat aux historiques
- Gestion des coûts de transport et dédouannement
- Multi-devises
- Fonctions puissantes pour automatiser les approvisionnements en fonction de vos commandes clients et fournisseurs, des prévisions de vente et des quantités minimales en stock

Des outils intégrés pour se conformer facilement aux besoins de Santé Canada:

- Suivi et tracabilité des lots
- Suivi et tracabilité des numéros de série
- Gestion des numéros de licence d'établissement et des numéros d'identification d'entreprise
- Gestion des classes de risque
- Numéros DIN, NPN, etc...
- Dates d'expiration
- Gestion des conditions d'entreposages (Écarts de températures, humidité, lumière, etc...)

Augmenter la rentabilité de son entreprise par une gestion de projet intégrée

Les défis de la gestion de projet

Tant pour les PME que pour les grandes entreprises, lorsqu’on s’adresse à la gestion de projet, il est nécessaire d’arriver au meilleur équilibre entre les besoins en ressources matérielles et humaines et la capacité de livraison des projets.  En effet, une situation de surcapacité, par le coût de la main d’œuvre et des équipements inutilisés, peut être aussi dommageable qu’une situation de sous-capacité, où la qualité des résultats peut être affectée et où un rythme de travail anormal est coûteux en temps supplémentaire et épuisant pour le personnel.

La compétitivité des entreprises passe donc par une planification des projets efficace qui tendra à équilibrer les besoins des projets avec les capacités de l’organisation. 

Qu’implique une planification de projet ?

Planifier un projet implique d’abord d’avoir en main l’ensemble des informations ayant une incidence sur son accomplissement :

     
La définition des livrables ordonnancés dans le temps

• Les ressources matérielles et humaines nécessaires selon les phases du projet
• L’inventaire des ressources matérielles et humaines disponibles, et ordonnancées dans le temps
• Les incidences entre les phases du projet
• Les coûts et les revenus impliqués et positionnés dans le temps.

Plus les données seront précises et disponibles en temps réel, plus la planification sera efficace et correspondra à la réalité.

Ensuite, peu importe la méthode utilisée, l’art de la planification consistera à optimiser l’ordonnancement des tâches en vue de leur réalisation future.

Il s’agira après de valider de façon constante les avancements afin d’ajuster notre planification en conséquence.

En quoi un logiciel de gestion de projet peut-il vous aider à planifier ?

La masse d’information impliquée, surtout dans un contexte multi-projets, peut être assez importante à traiter.  Les logiciels de gestion de projet vous aideront à mieux visualiser l’ensemble des informations, à  mesurer les impacts sur les dates de livraisons et sur l’inventaire des ressources disponibles.

De plus, ils vous permettront de tester différents scénarios afin d’établir la planification optimale permettant le meilleur équilibre entre les capacités de l’entreprise et les livraisons.

Également, une fonction importante des logiciels de gestion de projet est de faciliter le partage des informations entre les différents intervenants, permettant ainsi une meilleure synchronisation des acteurs.

De quoi parle-t-on pour un logiciel de gestion de projet intégré ?

Un logiciel de gestion de projet sera intégré s’il s’arrime entièrement au logiciel d’entreprise (ERP) utilisé.  Dans ce cas, les données relatives aux inventaires, à la facturation, au personnel, aux vacances et congés, etc…seront accessibles directement.   Par exemple, lorsque des matériaux sont requis dans le projet, le logiciel pourra générer une commande d’achat ou une réquisition d’inventaire selon les besoins et les règles établies.

Quelles seront les fonctionnalités attendues des logiciels de gestion de projet ?

•           Planification et suivi des activités
•           Contrôle des coûts
•           Partage des informations

Revoir l’ensemble des logiciels informatiques à partir de la gestion de projet

Pour les entreprises où la gestion de projet est centrale à leurs opérations, la sélection d’un ERP (Logiciel d’entreprise) doit impérativement tenir compte de cet élément.  En effet, une intégration complète des activités comptables et opérationnelles implique de nombreux points d’ancrage autour des projets, lesquels sont le point central, tant au niveau des coûts que des revenus. 

Grâce à un ERP intégrant la gestion de projet au cœur même du système, l’entreprise peut désormais mieux fonctionner en mode ‘project centric’.

Une solution de gestion de projet basée sur SAP Business One

Plusieurs solutions existent tant en licences propriétaires qu’en ‘Open source’ : Basecamp, Collabtive, Huddle, Microsoft Project, Genious Inside, Project-Open, etc…  Chacune avec des spécificités et un degré d’intégration variable.   Je voudrais ici vous présenter une solution basée sur SAP Business One et Maringo, qui, à mon sens, est une belle solution intégrée, mariant les avantages intrinsèques du ERP SAP Business One et les fonctionnalités poussées du logiciel Maringo.

Pour une PME, sélectionner un nouveau logiciel d’entreprise (ERP) est déjà un défi considérable.   Le logiciel Business One de SAP se présente déjà comme une solution flexible, abordable et efficace pour les entreprises.  Grâce à l’intégration transparente de Maringo, la solution devient un outil puissant répondant parfaitement aux besoins des entreprises ‘project centric’.

L’idée sous-jacente à cette solution est d’obtenir un environnement complet et centralisé qui satisfera tous les besoins de l’entreprise sous un logiciel unique.

Les composantes :

SAP  Business One

Il s’agit d’une application s’adressant spécifiquement aux PME.  SAP Business One est une solution multi usages qui intègre l’ensemble des opérations de l’entreprise, incluant les finances, les ventes, les relations client (CRM), les stsock et la production.  SAP Business One permet une implantation rapide et offre une interface conviviale pour un rendement optimal et une fonctionnalité étendue.  Des possibilités de configuration exceptionnelles permettent d’adapter le logiciel aux besoins spécifiques de l’entreprise.  Nul besoin de décrire l’entreprise SAP, qui est un leader incontesté au niveau des logiciels d’entreprise.  Avec des milliers d’entreprises utilisant leurs logiciels à travers le monde, SAP connait les processus d’affaire et ça parait dans leur solution SAP Business One!

 

Maringo

Maringo ProjectManager est un logiciel compagnon s’intégrant de façon transparente à SAP Business One.  Ce module offre de nombreuses fonctionnalités permettant la gestion efficace des projets.  Son intégration fluide à SAP Business One permet de gérer les projets en synchronisation avec les données du ERP.  Maringo est un partenaire certifié majeur de SAP spécialisé dans la gestion de projet.

La solution répond particulièrement bien aux entreprises de 10 à 300 employés, gérant des projets (incluant matériel et heures) dans les domaines suivants :

•           Ingénierie
•           Services professionnels
•           Éditeurs de logiciel
•           Concepteurs de site web
•           Construction
•           Architecture
•           Contracteurs dans le domaine solaire, dans les éoliennes, etc…

Si vous êtes un administrateur d’une compagnie de ce genre, vous désirez probablement obtenir un meilleur contrôle de vos coûts ?  Vous voudriez peut-être simplifier et optimiser votre processus d’approvisionnement sur les projets ?  Vous aimeriez également avoir un accès mobile à vos données ?  Permettre à vos employés d’enregistrer facilement leurs temps et leurs dépenses relatifs aux projets ?  Vous aimeriez être en mesure de partager l’information facilement avec les intervenants du projet ?

Si tel est le cas, cette solution pourrait vous intéresser.

 

Fonctionnalités

Le logiciel SAP Business One offre de multiples fonctions de gestion touchant l’ensemble de l’entreprise.  Nous nous concentrerons ici plutôt sur les fonctions relatives à la gestion de projet.

 

• Intégration de l'ensemble de vos fonctions de gestion dans un logiciel unique.
• Intégration avec MS-Outlook
• Tableaux de bord et rapports pour un suivi efficace.
• Gestion des contrats, des projets, des budgets et des phases
• Création de cotations
• Intégration bidirectionnelle avec MS-Project
• Analyse en temps réel des projets avec alertes multiples
• Assignation visuelle et interactive des ressources
• Saisie des feuilles de temps et des dépenses via le système, via le web et via téléphones mobiles
• Approbation à plusieurs niveaux des feuilles de temps et des dépenses
• Automatisation du réapprovisionnement selon les matériaux nécessaires aux projets
• Automatisation de la facturation des projets selon les différents contrats impliqués.
• Accès en temps réel aux rapports et analyses pour une meilleure prise de décision.
• Meilleure gestion de la relation client et fournisseur via le CRM intégré.
• Intégration d’un système de service après-vente avec gestion de tickets
• Intégration comptable et financière complète.
• Archivage de données variées intégré aux projets
• Accès à toutes vos données d’entreprise sur mobile.
• Application multi-langue où chaque utilisateur peut travailler dans sa langue préférée

 

 

Il s’agit d’une solution complète permettant de gérer efficacement l’ensemble des activités relatives au projet.

Intégration

L’intégration de cette solution, comme pour tout ERP, nécessitera du temps et des ressources qu’il ne faut pas sous-estimer.   Les meilleures pratiques SAP utilisées pour l’intégration de SAP Business One permettent de réduire les coûts, la durée et le risque du projet.  Toutefois, il sera important de faire appel à un intégrateur qui connaît cette solution et qui pourra vous épauler efficacement.

 

Le “Big data” et son futur impact sur les affaires

Les médias sociaux génèrent tous les jours une quantité phénoménale d’information.  Les entreprises qui sauront comment analyser et gérer ces données bénéficieront certainement d’un net avantage compétitif.  Il s’agit là d’un univers encore peu exploité et qui va très probablement exploser dans les années à venir.

Il n’est pas nouveau, pour les entreprises, de vouloir analyser les comportements et les tendances de leurs clients actuels et potentiels.  La nouveauté ici réside dans l’ampleur et la variété des données impliquées.   En effet, l’interaction entre les utilisateurs des réseaux sociaux génère un volume d’information brute  que les entreprises voudront extraire, analyser et présenter de façon à en retirer des connaissances utiles à leurs missions.

Les défis sont ici nombreux.  Par exemple, déduire des informations utiles à partir de données de formats divers, tels que des vidéos, des images et des conversations écrites en langage naturel est techniquement difficile et requière des grandes capacités de traitement. 

De plus, s’ajouteront les contraintes morales et surtout légales reliées à l’exploitation de ces données.

Malgré ces difficultés, il est prévisible que les entreprises embrasseront avec enthousiasme toutes technologies leur permettant d’exploiter cette mine d’or.  Leurs dirigeants, face aux bénéfices potentiels de ces technologies, intégreront sûrement l’utilisation de ces outils à leurs plans stratégiques. 

Les logiciels d’entreprises (ERP) permettent actuellement aux dirigeants de bien visualiser et analyser leurs propres données.  Le « Big data » leur permettra de voir aussi ce qui se passe dans le monde « extérieur ».

L'ère de la mobilité avec SAP Business One Mobile

Grâce à SAP Business One Mobile, soyez en contrôle de votre entreprise, où que vous soyez et quand vous le désirez!

SAP Business One Mobile est une application gratuite qui peut être téléchargée à partir du Apple Store ©.   Ce logiciel, fonctionnant sur iPhone ou iPad, offre à ses utilisateurs un accès mobile à leur ERP SAP Business One corporatif.

Ce logiciel convivial, disponible en français et en anglais, s’adresse aux gestionnaires, aux représentants  et aux techniciens sur la route.  Il offre tous les outils nécessaires pour visualiser l’information, obtenir des rapports, gérer les ventes,  etc…  Un accès immédiat à vos données comme si vous étiez au bureau!

Alertes et approbations, où que vous soyez!

Grâce à SAP Business One Mobile, les différentes alertes que vous avez configurées dans votre SAP Business One  vous sont notifiées en temps réel sur votre iPhone ou iPad. 

De la même façon,  les demandes d’approbations (Vente sur limite de crédit dépassée, escompte spécial, etc…) vous sont acheminées immédiatement où que vous soyez.

Vous pouvez alors accéder rapidement, directement sur votre mobile,  à l’information nécessaire à une décision éclairée et ensuite approuver ou rejeter la demande. 

Grâce à SAP Business One Mobile, votre entreprise peut réagir de façon légère et rapide.

Soyez informé en tout temps et de partout!  

Avec SAP Business One Mobile, vous avez un accès libre-service à l’ensemble de vos informations corporatives. 

-          Tableaux de bord
-          Liste de prix
-          Analyse des ventes
-          Etc…

Vous pouvez de plus partager vos rapports à partir de votre mobile en les envoyant par courriel.

 

Gérez vos clients et vos prospects directement

SAP Business One Mobile vous permet de gérer les informations directement sur place.  Plus besoin de noter sur papier et retranscrire une fois au bureau.

§  Accès aux détails du compte et des contacts, incluant les informations comptables
§  Création de nouveaux comptes
§  Entrée des activités (CRM)
§  Accès rapide à l’historique des activités et aux prix spéciaux
§  Liens direct pour initier un appel téléphonique
§  Interface pour situer le contact sur une carte et planifier sa route

Des outils pour la vente

Grâce à SAP Business One Mobile,  vous équipez vos représentants d’un arsenal  complet et efficace lorsqu’ils sont sur la rouote :

§  Accès aux informations de compte et de contact
§  Intégration des activités du CRM
§  Visualisation du détail des produits (incluant photos)
§  Validation des quantités en stock
§  Accès aux commandes client

Des outils pour vos techniciens sur la route

Donnez à vos techniciens un accès direct aux informations qui leur sont nécessaires pour leurs prestations :

§  Accès aux informations de compte et de contact
§  Intégration des activités du CRM
§  Accès aux appels de services (En attente, clôturés, etc…)
§  Visualisation rapide des détails de contrat de maintenance
§  Accès aux informations relatives aux équipements en place
§  Traitement des numéros de série

Rendez votre entreprise légère et flexible

Dans les marchés compétitifs d’aujourd’hui et de demain, les entreprises devront avoir une structure efficace, légère et capable de s’adapter rapidement.

Grâce à SAP Business One et à son extension SAP Business One Mobile,  vous bénéficiez de tous les outils qui vous aideront à rendre votre entreprise compétitive.
 

 Testez-le immédiatement!

Vous pouvez télécharger l’application sur le Apple Store et la tester immédiatement avec la connexion démo disponible.

Le programme du PPATN pour aider votre PME à intégrer un ERP

Le programme du PPATN est peut-être le coup de pouce pour aider votre entreprise à intégrer un ERP.

Qu'est-ce que le PPATN ?

Il s'agit d'un programme du Consiel national de recherches du Canada ayant pour object d'aider les PME canadiennes d'adopter les technologies numériques.

A qui s'adresse le programme ?

Le programme s'adresse à toutes entreprise Canadienne de 500 employés ou moins, axée sur la croissance (?), qui présente un plan d'adoption des technologies numériques (ERP par exemple!) et qui montre qu'elle est prête à modifier ses opérations actuelles pour maximiser les avantages de l'adoption des technologies numériques sur sa productivité.   En bref, ça semble assez large;  Toute PME qui peut améliorer ses opérations grâce à l'implantation d'un ERP devrait pouvoir se qualifier assez facilement.

Quelles aides sont offertes par le programme du PPATN ?

Les PME admissibles auront accès à une équipe de conseillers experts dans les technologies numériques et dans leur processus d'adoption.   Ces experts vous assisteront

De plus, ces entreprises peuvent bénéficier d'une aide financière substancielle:

- Soutien des salaires internes pouvant aller jusqu'à 80%
- Soutien des coûts de sous-traitance pouvant aller jusqu'à 50%

Par où commencer ?

Il n'est pas nécessaire de recourir à un intermédiaire pour monter un dossier.  Si vous avez le temps et les ressources, rien n'empêche de communiquer directement avec le Conseil national recherches Canada:

Conseil national recherches Canada
Programme d'aide à la recherche industrielle
75, boulevard de Mortagne, bureau 111
Boucherville (Québec)
J4B 6Y4
Téléphone : 450-641-5300
Courriel : reception.PARI@nrc-cnrc.gc.ca

Si, par contre, vous préférez bénéficier des services d'une firme de consultants, qui vous guidera au milieu des dédales administratifs gouvernementaux, voici une firme qui possède déjà une expertise avec ce programme et qui peut très sûrement vous aider:

DynaVision RS&DE
1730, voulevard Marie-Victorin, Bureau 202
Longueuil, Québec
J4G 1A5
Téléphone: 450-670-9451
www.groupedynavision.com


Information additionnelle:

Plus d'information sur le site du Conseil national de recherches du Canada: http://www.nrc-cnrc.gc.ca/fra/idp/pari/adoption-de-technologies-numeriques/ppatn-index.html

Présentation du programme : http://www.ceim.org/pages/doc/pdf/7-%20Richard%20O%20-%20PARI-CNRC.pdf

Votre PME est-elle prête pour un ERP ?

Lors de sa croissance, une PME passera par différent stades.  À ses débuts, le focus de l’entrepreneur sera généralement de développer ses produits et services et de se positionner dans son marché.   La gestion des opérations sera souvent limitée à l’utilisation d’un système comptable, parfois agrémenté de logiciels spécialisés parallèles,  et d’un savant mélange de processus manuels supporté par des feuilles Excel.

Alors que le volume augmente, les dirigeants sont souvent confrontés à différents avertissements indiquant que l’intégration d’un ERP devrait être envisagé.

Symptômes :

-          Perte de contrôle

Les données sont difficiles d’accès.  Vous perdez du temps à chercher des documents dans les différentes filières.  Les documents se promènent entre différents intervenants.  Les données sont retapées d’une application à une autre, d’un formulaire à l’autre.

-          Manque d’information

Vous manquez d’information pour les prises de décisions stratégiques.  Les données comptables et les données opérationnelles proviennent de sources différentes et ne correspondent pas toujours.  Vous manquez d’indicateurs utiles pour avoir une vision rapide, globale et en temps réel de votre situation financière et opérationnelle.

-          Service aux clients déficient

Vous êtes souvent en mode urgence.  La mauvaise planification de vos niveaux d’inventaire et de vos commandes d’approvisionnement  augmente vos retards de livraison.  La gestion des plaintes des clients est artisanale. 

-          Difficultés à gérer la profitabilité

Vous ne pouvez pas facilement connaître vos coûts réels sur les produits ou services que vous vendez.  Votre entreprise est basée sur la gestion de projets et vous êtes dans l’impossibilité de fournir rapidement un estimé de coûts qui soit juste et basé sur des données réelles. 

-          Croissance limitée à cause de l’informatique        

La croissance de l’entreprise est ralentie par les limitations des systèmes informatiques existant.  Trop d’opérations manuelles ou semi manuelles embourbent votre personnel chaque fois que vous atteignez des nouveaux sommets de vente.

Ces différents symptômes peuvent indiquer que la limite des systèmes en place est atteinte.  À ce stade, l’entreprise aura besoin d’intégrer ses différentes opérations à l’intérieur d’un système unique.   On tombe alors dans le monde des ERP!

Un ERP vous permettra d’opérer efficacement, de façon légère et d’industrialiser vos processus d’affaire afin d’être en mesure de prendre d’assumer la croissance de votre entreprise.

De façon générale, un système ERP vous permettra d’obtenir les avantages suivants :

-          Intégrer la majorité des activités de l’entreprise

-          Faciliter la communication et la collaboration dans l’organisation

-          Accéder aux données en temps réel

-          Améliorer la qualité de l’information

Spécifiquement, la plupart des systèmes ERP vous aideront à optimiser les éléments suivants :

-          Aide à la décision, par l’accessibilité aux données et par des fonctions de ‘reporting’ et par la présence de nombreux indicateurs de performance.

-          Administration et finance, en consolidant les informations financières

-          Gestion des approvisionnements, en aidant les opérations d’achat à planifier

-          Gestion des stocks, grâce à une intégration en temps réel de l’inventaire avec le reste des opérations

-          Gestion de la production, par une planification plus efficace

-          Ventes & marketing, en améliorant la gestion et la planification des ventes et du service à la clientèle

Lorsque les symptômes seront là, la question deviendra peut-être : Est-ce que mon entreprise peut se passer d’un système ERP ?

L'ABC des ERP

Qu’est-ce qu’un ERP ?

Un ERP est un logiciel de gestion d’entreprise intégré.  Le terme vient de l’anglais ‘Enterprise Resource Planning’.  Le vrai terme en français devrait être PGI (Progiciel de gestion intégré).

Dans les faits, il s’agit d’un logiciel unique qui tend à homogénéiser toutes les fonctions informatiques de l’entreprise dans un outil unique.   Typiquement, le logiciel va intégrer la gestion des achats, des ventes, de la comptabilité, des inventaires, etc…  Aujourd’hui, beaucoup de ERP intègrent également la gestion des ventes, via un CRM intégré, ainsi que le commerce électronique.

Les avantages des ERP

-          Partage de l’information.   Un système unique garanti l’unicité de l’information au sein d’une base de données centrale accessible à tous et évite les doubles entrées.  L’utilisation d’un ERP permet d’accéder en temps réel à l’ensemble des informations à partir d’un logiciel unique.

-          Normalisation des processus.  Une interface standard aide à uniformiser les façons de faire dans l’entreprise.  L’impact d’une meilleure coordination entre les différents départements permet d’optimiser les processus de gestion (flux économiques et financiers) au sein de l’organisation.

-          Les ERP vont généralement permette la traçabilité des données.  Dans certains domaines, tels que l’agro-alimentaire ou le pharmaceutique, c’est fondamental.

-          Dans le cas d’entreprises étendues géographiquement, la plupart des ERP vont permettre une gestion multi-compagnies, multidevises et souvent multilingue.

-          Normalement, l’intégration d’un logiciel unique permet une meilleure maîtrise des coûts ainsi que des échéanciers de déploiement.

Les désavantages des ERP

-          Les coûts d’acquisition et de mises-à-jour sont généralement assez élevés

-          Les ERP peuvent être complexes à implanter

-          Les changements entrainés par l’implantation d’un ERP dans l’entreprise peuvent constituer un obstacle non négligeable pour le personnel.

-          Les ERP offrent souvent beaucoup plus de fonctionnalités que requis pour chaque entreprise.  Cela peut complexifier la solution.

Outil stratégique

Un ERP constitue un véritable outil stratégique pour une entreprise.  Un bon ERP bien intégré  dans une entreprise offre des bénéfices tangibles.   Par contre, son intégration, pour être réussie,  requière l’implication de l’ensemble des intervenants décisionnels tant elle nécessite de la rigueur et souvent une remise en cause des processus existants.