Augmenter la rentabilité de son entreprise par une gestion de projet intégrée

Les défis de la gestion de projet

Tant pour les PME que pour les grandes entreprises, lorsqu’on s’adresse à la gestion de projet, il est nécessaire d’arriver au meilleur équilibre entre les besoins en ressources matérielles et humaines et la capacité de livraison des projets.  En effet, une situation de surcapacité, par le coût de la main d’œuvre et des équipements inutilisés, peut être aussi dommageable qu’une situation de sous-capacité, où la qualité des résultats peut être affectée et où un rythme de travail anormal est coûteux en temps supplémentaire et épuisant pour le personnel.

La compétitivité des entreprises passe donc par une planification des projets efficace qui tendra à équilibrer les besoins des projets avec les capacités de l’organisation. 

Qu’implique une planification de projet ?

Planifier un projet implique d’abord d’avoir en main l’ensemble des informations ayant une incidence sur son accomplissement :

     
La définition des livrables ordonnancés dans le temps

• Les ressources matérielles et humaines nécessaires selon les phases du projet
• L’inventaire des ressources matérielles et humaines disponibles, et ordonnancées dans le temps
• Les incidences entre les phases du projet
• Les coûts et les revenus impliqués et positionnés dans le temps.

Plus les données seront précises et disponibles en temps réel, plus la planification sera efficace et correspondra à la réalité.

Ensuite, peu importe la méthode utilisée, l’art de la planification consistera à optimiser l’ordonnancement des tâches en vue de leur réalisation future.

Il s’agira après de valider de façon constante les avancements afin d’ajuster notre planification en conséquence.

En quoi un logiciel de gestion de projet peut-il vous aider à planifier ?

La masse d’information impliquée, surtout dans un contexte multi-projets, peut être assez importante à traiter.  Les logiciels de gestion de projet vous aideront à mieux visualiser l’ensemble des informations, à  mesurer les impacts sur les dates de livraisons et sur l’inventaire des ressources disponibles.

De plus, ils vous permettront de tester différents scénarios afin d’établir la planification optimale permettant le meilleur équilibre entre les capacités de l’entreprise et les livraisons.

Également, une fonction importante des logiciels de gestion de projet est de faciliter le partage des informations entre les différents intervenants, permettant ainsi une meilleure synchronisation des acteurs.

De quoi parle-t-on pour un logiciel de gestion de projet intégré ?

Un logiciel de gestion de projet sera intégré s’il s’arrime entièrement au logiciel d’entreprise (ERP) utilisé.  Dans ce cas, les données relatives aux inventaires, à la facturation, au personnel, aux vacances et congés, etc…seront accessibles directement.   Par exemple, lorsque des matériaux sont requis dans le projet, le logiciel pourra générer une commande d’achat ou une réquisition d’inventaire selon les besoins et les règles établies.

Quelles seront les fonctionnalités attendues des logiciels de gestion de projet ?

•           Planification et suivi des activités
•           Contrôle des coûts
•           Partage des informations

Revoir l’ensemble des logiciels informatiques à partir de la gestion de projet

Pour les entreprises où la gestion de projet est centrale à leurs opérations, la sélection d’un ERP (Logiciel d’entreprise) doit impérativement tenir compte de cet élément.  En effet, une intégration complète des activités comptables et opérationnelles implique de nombreux points d’ancrage autour des projets, lesquels sont le point central, tant au niveau des coûts que des revenus. 

Grâce à un ERP intégrant la gestion de projet au cœur même du système, l’entreprise peut désormais mieux fonctionner en mode ‘project centric’.

Une solution de gestion de projet basée sur SAP Business One

Plusieurs solutions existent tant en licences propriétaires qu’en ‘Open source’ : Basecamp, Collabtive, Huddle, Microsoft Project, Genious Inside, Project-Open, etc…  Chacune avec des spécificités et un degré d’intégration variable.   Je voudrais ici vous présenter une solution basée sur SAP Business One et Maringo, qui, à mon sens, est une belle solution intégrée, mariant les avantages intrinsèques du ERP SAP Business One et les fonctionnalités poussées du logiciel Maringo.

Pour une PME, sélectionner un nouveau logiciel d’entreprise (ERP) est déjà un défi considérable.   Le logiciel Business One de SAP se présente déjà comme une solution flexible, abordable et efficace pour les entreprises.  Grâce à l’intégration transparente de Maringo, la solution devient un outil puissant répondant parfaitement aux besoins des entreprises ‘project centric’.

L’idée sous-jacente à cette solution est d’obtenir un environnement complet et centralisé qui satisfera tous les besoins de l’entreprise sous un logiciel unique.

Les composantes :

SAP  Business One

Il s’agit d’une application s’adressant spécifiquement aux PME.  SAP Business One est une solution multi usages qui intègre l’ensemble des opérations de l’entreprise, incluant les finances, les ventes, les relations client (CRM), les stsock et la production.  SAP Business One permet une implantation rapide et offre une interface conviviale pour un rendement optimal et une fonctionnalité étendue.  Des possibilités de configuration exceptionnelles permettent d’adapter le logiciel aux besoins spécifiques de l’entreprise.  Nul besoin de décrire l’entreprise SAP, qui est un leader incontesté au niveau des logiciels d’entreprise.  Avec des milliers d’entreprises utilisant leurs logiciels à travers le monde, SAP connait les processus d’affaire et ça parait dans leur solution SAP Business One!

 

Maringo

Maringo ProjectManager est un logiciel compagnon s’intégrant de façon transparente à SAP Business One.  Ce module offre de nombreuses fonctionnalités permettant la gestion efficace des projets.  Son intégration fluide à SAP Business One permet de gérer les projets en synchronisation avec les données du ERP.  Maringo est un partenaire certifié majeur de SAP spécialisé dans la gestion de projet.

La solution répond particulièrement bien aux entreprises de 10 à 300 employés, gérant des projets (incluant matériel et heures) dans les domaines suivants :

•           Ingénierie
•           Services professionnels
•           Éditeurs de logiciel
•           Concepteurs de site web
•           Construction
•           Architecture
•           Contracteurs dans le domaine solaire, dans les éoliennes, etc…

Si vous êtes un administrateur d’une compagnie de ce genre, vous désirez probablement obtenir un meilleur contrôle de vos coûts ?  Vous voudriez peut-être simplifier et optimiser votre processus d’approvisionnement sur les projets ?  Vous aimeriez également avoir un accès mobile à vos données ?  Permettre à vos employés d’enregistrer facilement leurs temps et leurs dépenses relatifs aux projets ?  Vous aimeriez être en mesure de partager l’information facilement avec les intervenants du projet ?

Si tel est le cas, cette solution pourrait vous intéresser.

 

Fonctionnalités

Le logiciel SAP Business One offre de multiples fonctions de gestion touchant l’ensemble de l’entreprise.  Nous nous concentrerons ici plutôt sur les fonctions relatives à la gestion de projet.

 

• Intégration de l'ensemble de vos fonctions de gestion dans un logiciel unique.
• Intégration avec MS-Outlook
• Tableaux de bord et rapports pour un suivi efficace.
• Gestion des contrats, des projets, des budgets et des phases
• Création de cotations
• Intégration bidirectionnelle avec MS-Project
• Analyse en temps réel des projets avec alertes multiples
• Assignation visuelle et interactive des ressources
• Saisie des feuilles de temps et des dépenses via le système, via le web et via téléphones mobiles
• Approbation à plusieurs niveaux des feuilles de temps et des dépenses
• Automatisation du réapprovisionnement selon les matériaux nécessaires aux projets
• Automatisation de la facturation des projets selon les différents contrats impliqués.
• Accès en temps réel aux rapports et analyses pour une meilleure prise de décision.
• Meilleure gestion de la relation client et fournisseur via le CRM intégré.
• Intégration d’un système de service après-vente avec gestion de tickets
• Intégration comptable et financière complète.
• Archivage de données variées intégré aux projets
• Accès à toutes vos données d’entreprise sur mobile.
• Application multi-langue où chaque utilisateur peut travailler dans sa langue préférée

 

 

Il s’agit d’une solution complète permettant de gérer efficacement l’ensemble des activités relatives au projet.

Intégration

L’intégration de cette solution, comme pour tout ERP, nécessitera du temps et des ressources qu’il ne faut pas sous-estimer.   Les meilleures pratiques SAP utilisées pour l’intégration de SAP Business One permettent de réduire les coûts, la durée et le risque du projet.  Toutefois, il sera important de faire appel à un intégrateur qui connaît cette solution et qui pourra vous épauler efficacement.